همزمان با پیشرفت جوامع و توسعه خدمات فناوری اطلاعات در دنیا رویکرد دولتها و حکومت ها و نگرش آنها به بخش ارتباط با مردم تغییر کرد.به همین دلیل جوامع توسعه یافته با هدف تسهیل امور مردم، در ارائه خدمات،ایجاد شفافیت و به نوعی تشکیل دولت های شیشه ای، افزایش سلامت نظام های اداری اقدمات متنوعی را در بحث توسعه دولت الکترونیک در دهه های گذشته انجام دادند و امروز این اقدامات به بلوغ خود رسیده است.در کشور ما نیز اقدمات زیادی در جهت توسعه دولت الکترونیک و فرهنگ سازی در سال های گذشته انجام گرفته است ولی این اقدامات همزمان با افزایش آگاهی های مردم که بالتبع باعث افزایش سطح توقعات و انتظارات نیز می شود همراه بوده مواجه شده است ، که این توقعات نیز به حق بوده و می طلبد که مدیران در جهت برآورد این انتظارت تلاش بیشتری را انجام دهند.در عین حال توسعه دولت الکترونیک در کشور به دلیل وجود پرتال های مختلف و جزیره ای بودن آن مشکلات زیادی را برای مخاطبان خود به وجود آورده است.امروز برای دریافت سرویس های هر سازمانی نیاز به نام های کاربری مختلف هستیم که هر شخصی را با انبوه نام های کاربری مواجه می کند.همچنین جزیره ای بودن ارائه سرویس در سازمان ها مشکلاتی را جهت استعلام های بین دستگاهی ایجاد می کند که در نهایت با وجود پرتال ها و خدمات الکترونیک در سازمان ها مردم مجبور به ترددهای اضافی جهت دریافت استعلام های مورد نظر سازمان ها هستند.
اداره کل پست استان اصفهان با توجه به اینکه در سال ها و دهه گذشته تجربیات بسیاری در ارائه خدمات نیابتی به سازمان ها داشته است و درک مناسبی از نحوه ارائه خدمات نیابتی به مردم دارد در سال ۱۳۹۳ اقدام به تدوین طرحی نمود که در آن کلیه خدمات نیابتی خود با سازمان های مختلف را از طریق یک درگاه واحد به مردم ارائه نماید و در نهایت و پس از آگهی فراخوان و طی مراحل قانونی شرکت آریانا گستر اسپادانا با روش مشارکت و سرمایه گذاری در تولید سامانه های نرم افزاری انتخاب گردید فاز پایلوت آن از اواسط سال ۹۴ پیاده سازی و از ابتدای سال ۹۵ به بهره برداری عمومی رسید.
از مشخصات مهم این پروژه این است که مردم استان می توانند تنها با یک بار احراز هویت در دفاتر پستی و یا توسط موزعین این اداره کل کارت کاربری که حاوی نام کاربری و رمز عبور شخصی و رمز عبور نیابتی می باشد را دریافت نمایند و بعد از آن کلیه سرویس های سازمان های مختلف که در این سامانه ارائه سرویس می نمایند را استفاده نماید.همچنین از قابلیت های دیگر این سامانه وجود سیستم گردش کار بین سازمانی است و این بدان معناست که در صورتی که سازمانی جهت ارائه خدمات خود نیاز به دریافت استعلام های مختلف دارد بتواند از طریق این سامانه اقدام به ارائه دریافت استعلام به صورت الکترونیکی از سازمان های مخاطب خود نماید.همچنین وجود EBox در این سامانه این امکان را به وجود می آورد تا هریک از شهروندان استان اصفهان دارای یک کارتابل الکترونیک در این سامانه باشند.کارتابل این امکان را برای سازمان های مختلف به وجود می آورد که بتوانند به وسیله آن کلیه اطلاعات خود را به مشترکین و دریافت کنندگان خدمات ارائه نمایند این اطلاعات می تواند ابلاغیه سازمان ها، قبوض شرکت های خدماتی، اطلاع رسانی در مورد وضعیت فرآیند های مورد درخواست مشترکین و موارد مشابه باشد.این سامانه می تواند یکی از برنامه های دولت در زمینه تجمیع قبوض شرکت های مختلف را به صورت الکترونیکی عملیاتی نماید و با حذف چاپ کاغذ و هزینه های توزیع مبلغ قابل توجهی در هزینه های جاری شرکت های خدماتی صرفه جویی به عمل آورد.همچنین وجود مخزن سرویس های سازمانی در این سامانه می تواند مانند یک پنجره واحد خدمات دولت الکترونیک ارائه خدمت نماید.
این سامانه همچنین با توجه به ساختار طراحی آن می تواند اطلاعات مفید و موثری را به صاحبان فرآیند ها که مدیران سازمان های طرف قرارداد با پست می باشند را ارائه نماید.این اطلاعات به دلیل ماهیت آن اطلاعات جامعی می باشد که مدیران می توانند براساس آن، در خصوص خدمات ارائه شده ، اقدام به برنامه ریزی های دقیق و رفع مشکلات فرآیندها نمایند. به عنوان مثال اطلاعاتی در خصوص زمان انجام یک فرآیند از مرحله شروع و پایان ، گلوگاه هایی که باعث تاخیر در ارائه خدمت به مردم شده است و موارد مشابه از اطلاعات حاصله از این سامانه می باشد.
در مجموع برخی از مزایای این سامانه را می توان به شرح زیر بیان داشت:
-افزایش سرعت انجام خدمات
-کاهش هزینه نقل و انتقال و حضور فیزیکی در ادارات و سازمان ها
-قابلیت پیگیری خدمات در هر مرحله از انجام کار
-عدم ثبت اطلاعات تکراری در پرتال یا درگاه دیگر سازمان ها با دریافت شناسه واحد در کلبه الکترونیک
– رویت کلیه خدمات سازمان ها در قالب یک پنجره واحد
– به روزرسانی آخرین تغییرات ،ابلاغیه ها و قوانین روی فرآیندهای کاری
– سهولت در کسب اطلاعات از فرآیندهای کاری سازمان ها
– امکان دسترسی به اطلاعات و روندهای کلبه الکتورنیک در هر زمان و مکان
با توجه به پیاده سازی این سامانه ،در جهت انجام تکالیف دستگاه ها در خصوص عملیاتی شدن دولت الکترونیک و ارائه خدمات الکترونیکی به مردم و با عنایت به اینکه استفاده از این سامانه به دلیل سرمایه گذاری انجام شده باعث کاهش هزینه های سازمانی می گردد ، این اداره کل از کلیه سازمان ها و شرکت های استان دعوت می کند تا با بارگذاری فرآیندهای برون سازمانی که به نحوی با مردم در تعامل می باشد، اقدامی موثر و عملیاتی در اجرای دولت الکترونیک در سال اقتصاد مقاومتی اقدام و عمل و در دولت تدبیر و امید به عمل آورند. از مردم عزیز استان اصفهان نیز دعوت می شود با مراجعه به سایت ekolbeh.ir از امکانات این سامانه مطلع و در صورت تمایل اقدام به ثبت نام در آن نمایند.
